在公司内推广使用 Wiki

最近在尝试在公司内部推广使用 Wiki,感想颇多。人与人之间的差别关键在于认知的差异。

这篇文章最初发布在公司内部 Wiki 系统中,骥图打造团队知识型氛围,提高领导对知识管理的重视,同时推动运维升级和完善 Wiki 系统。

我尽量避免长篇大论,简明扼要地总结关键说服点,发表出来也希望对其它公司团队有用。

什么是 Wiki? 与 Asana 有什么区别?

  • Wiki 是知识管理;Asana 是项目管理
  • Wiki 重点是建立知识网,方便建立知识节点和快速检索;Asana 重点是任务计划跟踪,并不利于知识的整理记录
  • Wiki 以富文本文档为节点形式,并提供历史版本记录功能;Asana 以 Task 形式,只提供操作日志记录
  • Wiki 关键在于高质量知识的输入及长期的积累;Asana 的关键在于明确的任务计划和及时的进度更新

为什么要有知识管理?

  • 让知识传递、传承和活跃,通过技能转化为价值
  • 让知识可以不断积累、修正、更新
  • 降低知识传授方面的时间成本、人力成本、边际成本
  • 规避知识断层、遗失的风险

目前公司知识管理 SWOT 分析

Strengths 优势

Weaknesses 劣势

  • 操作简单
  • 文档形式不统一,部分文档以附件形式发布,不利于搜索
  • 没有交叉引用,不利于知识点间的关联阅读
  • 对新人快速了解业务及相关知识不友好
  • 不利于部门间的高效地信息同步

Opportunities 机会

Threats 威胁

  • 可以通过重新重视 Wiki 建立,梳理技术和业务,同步信息和培训员工,促进相互知识交流
  • 个人离职后,知识会被带走
  • 企业知识失去继承性,无法做到知识的不断完善、进化
  • 有可能因为知识管理不利导致信息沟通不充分、毗漏而影响效率、甚至导致事故

我们的需求是什么?

  • 需要一个承载知识的工具,能够自由查找、更新、编辑、回溯。
  • 能够充分发挥和调动个体的主动性
  • 个体的流动不会影响知识的积累
  • 知识是富有生命力的,可不断积累、修正、更新。
  • 个体对于知识的获取更快捷之后,会将注意力集中在更高层次的知识技能上。

Wiki 是怎样解决问题的?

  • 访问方便,便于知识的获取和积累
  • 可以快速发现知识(如全文搜索,目录树访问,Tag 访问,以及可以订阅主题)
  • 方便协同创作,多人可共同编辑维护一份知识
  • 支持各种富文本表现形式(如 Wiki 支持扩展,可以展现 文章、表格、图表等形式)
  • 打造团队知识库,知识间互相链接

Wiki 上应该发布什么样的内容?

  1. 内容应该满足 技巧性、经验性、客观性 或 知识性 特点
  2. 记录经验, 总结文档,整理方案,固化制度

怎样打造公司团队知识库?

这是需要全员参与的,每个人都是知识库的贡献者,关键在于让组织成员养成主动的进行知识积累的习惯。

  1. 全员宣传引导,让大家意识到知识积累的重要性
  2. 针对 Wiki 系统的使用做一些培训和交流
  3. 将 Wiki 系统打造的尽量易于使用,功能尽量完备
  4. 日常沟通中多引用知识库中的知识地址,让大家在平时工作中享受到知识库的便捷,潜移默化中对知识库产生依赖
  5. 引导关注,激发大家知识分享的热情
  6. 发掘和鼓励“知识分享达人”
  7. 将之前积累的文件信息迁移到 Wiki 平台上,尽量不以文件附件形式(不得知识搜索和发现)
  8. 定期对知识进行整理,分类和加标签,使知识更加系统化
  9. 做好备份

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